电子档案管理办法，电子文件归档与电子档案管理办法的介绍
来源：整理 编辑：律生活 2023-12-25 04:34:57
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1，电子文件归档与电子档案管理办法的介绍
本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。 本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。
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部分摘要如下：第一章 总 则第一条 为加强电子银行业务的风险管理，保障客户及银行的合法权益，促进电子银行业务的健康有序发展，根据《中华人民共和国银行业监督管理法》、《中华人民共和国商业银行法》和《中华人民共和国外资金融机构管理条例》等法律法规，制定本办法。第二条 本办法所称电子银行业务，是指商业银行等银行业金融机构利用面向社会公众开放的通讯通道或开放型公众网络，以及银行为特定自助服务设施或客户建立的专用网络，向客户提供的银行服务。电子银行业务包括利用计算机和互联网开展的银行业务（以下简称网上银行业务），利用电话等声讯设备和电信网络开展的银行业务（以下简称电话银行业务），利用移动电话和无线网络开展的银行业务（以下简称手机银行业务），以及其他利用电子服务设备和网络，由客户通过自助服务方式完成金融交易的银行业务。第三条 银行业金融机构和依据《中华人民共和国外资金融机构管理条例》设立的外资金融机构（以下通称为金融机构），应当按照本办法的规定开展电子银行业务。在中华人民共和国境内设立的金融资产管理公司、信托投资公司、财务公司、金融租赁公司以及经中国银行业监督管理委员会（以下简称中国银监会）批准设立的其他金融机构，开办具有电子银行性质的电子金融业务，适用本办法对金融机构开展电子银行业务的有关规定。第四条 经中国银监会批准，金融机构可以在中华人民共和国境内开办电子银行业务，向中华人民共和国境内企业、居民等客户提供电子银行服务，也可按照本办法的有关规定开展跨境电子银行服务。第五条 金融机构应当按照合理规划、统一管理、保障系统安全运行的原则，开展电子银行业务，保证电子银行业务的健康、有序发展。第六条 金融机构应根据电子银行业务特性，建立健全电子银行业务风险管理体系和内部控制体系，设立相应的管理机构，明确电子银行业务管理的责任，有效地识别、评估、监测和控制电子银行业务风险。第七条 中国银监会负责对电子银行业务实施监督管理。很简单。用offce excel 电子表格做一个列表存档。ok。
3，求一份电子档案和电子目录备份制度
第一条 为实现档案管理现代化，建立科学的档案管理制度，根据《中华人民共和国档案法》关于“应当建立科学的管理制度”和“采取先进技术，实现档案管理的现代化”的规定及国家档案局《电子文件归档与电子档案管理规范》，结合本市实际，制定本制度。第二条 本制度适用于市属机关、镇、企事业单位等办公自动化或使用电脑打印文件定稿过程中产生的具有档案保存价值的电子文件的管理。电子文件是指法人及其他组织和个人在履行公务中形成的文字、图表等经由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的电子记录，也即是当实现文字图表打印和数据处理的同时仍存储在磁盘、光盘等介质中能进行网络传递的代码序列。第三条 各归档单位应当对所保管的电子文件采取下列管理措施：（一）相应建立电子文件管理制度和落实技术措施，确保电子文件信息的真实性、安全性和完整性；（二）电子文件形成部门或责任人员负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作，每季度要进行一次收集、整理、备份，到年底统一移交单位档案员进行归档整理，做好检查验收的准备；（三）凡具有档案保存价值的电子文件必须在形成定稿后马上生成纸质文件，并加盖单位公章，在电子文件与纸质文件之间，建立准确、可靠的标识关系，进行归档时必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档；（四）电子文件一定要与对应的纸质文件内容相一致，才具有保存价值，纸质文件起档案的凭证作用，电子文件在利用服务过程中发挥优势；（五）使用电子文件与电子档案管理软件，必须经过国家档案部门的确认，以保证其管理方式符合国家档案管理的规范。第四条 电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，按照归档单位的综合档案室有关各门类档案的收集范围执行。第五条 电子文件的整理应结合本单位的实际，按类别、年度、保管期限、密级等因素分类、排序，参照《档案著录规则》著录标引，并制成机读目录。第六条 把带有归档标识的电子文件集中保管，制作3套拷贝，一套封存保管，一套供查阅使用，第3套交市档案馆保管。用来制作电子文件的载体一定是高质量的光盘或磁盘，符合长期或永久保存的要求。第七条 归档单位要严格执行档案检查验收管理制度，在每年“三集中”立卷归档时，将全年的备份文书类电子文件的载体（光盘或磁盘）与归档文件资料整理后的案卷一起送市档案局验收，同时准备一份备份电子文件目录给市档案馆保管。第八条 送交市档案馆保管的一定是有保存价值的电子文件，非此不予保存。交由市档案馆保管的备份电子文件不得有假和带有电脑病毒，同时填好每张磁盘、光盘的电子文件目录表，并要主动核对和消毒，做到准确无误。第九条 归档单位要指定有责任心、又有电脑知识的人员来兼管这项工作，确保各项文书资料与电子文件归档工作的落实。第十条 本制度由XXX落实，从XXXX年XX月XX日开始执行。
4，求公司电子档案管理制度如何存档以何种形式存档
电子档案管理制度 为了加强学校电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和 有效开发利用，更好地为学校发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《上 海市国家行政机关电子文件归管理暂行规定》等有关文件规定，结合本校实际， 特作如下规定： 一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责 1． 电子文件是学校开设的一种独立的档案门类和载体， 它和其他档案一样， 应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中，由各办公室和档案部门负 责。 2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失 真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。 3．电子文件实行集中统一管理。校档案室要配备与业务部门兼容的计算机 系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算 机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服 务，充分发挥归档电子文件的作用。 二、电子文件的归档方式 1． 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档， 根据本校工作实际， 现强调物理归档。 2．各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经 办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限 内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组 盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。 3． 归档的电子文件要编制简要检索工具， 其基本著录项目为： 序号、 题名、 责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境 等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。 三、电子文件的移交与保管 1．电子文件在每年六月份前将上年度的应归档的电子文件向档案部门归 档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续 清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。 2．校档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和 接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节 数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确 率。 3．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。 4．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复 制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。 5．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温 度控制在 14℃—24℃，相对湿度控制在 45℃—60℃。 四、电子文件的提供和利用 1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防 范措施和可靠的监管保障。 2．销毁电子档案，需经本单位校档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁 清册，监销人、销毁人签名盖章。
5，怎样管理档案
档案管理规定第一章 总则第一条 为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。第二章 档案机构及其职责第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。第三章 档案的管理第八条 整理办法：1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。2. 步骤：A. 收集文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。B. 整理 根据分类和成立时间整理。C. 分类 根据下述分类方法分类D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。第九条 过程管理：1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。第十二条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。第十四条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。第四章 档案备份制度第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。第五章 处理条例第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案3. 涂改、伪造档案4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者5. 未按手续就借员所在部门的部门经理。阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）第六章 责任第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料
6，如何加强电子文件归档管理
应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。 一、电子文件归档方式和途径的选择 纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条： (一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。 (二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。 无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。 二、相关部门职能交融集成，建立电子文件归档制度。 电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。 与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。 三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性 由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。 在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。档案的本质属性是原始记录性，这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如，当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案具有法律凭证的作用。但是在在oa办公自动化系统中，电子文件的原始性却很难得到体现。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，已经成为档案界的新课题。 依据国家有关标准，结合本单位的实际情况，从档案管理的基本规律和计算机技术的特点出发，制订归档电子文件管理办法是当务之急。制订一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法，以确保真实、有效地把好归档电子文件的质量检验关，从归档电子文件的特点出发研制归档电子档案管理系统软件。 制订管理办法要注意的问题 电子文件的存储载体问题。电子文件的存储载体有多种，如，磁带、磁盘、光盘等。光盘与磁带、磁盘相比，其特点是：记录密度高、存储量大；非接触式记录和信息读取方式；数据传输率高；存取速度快；易保存。因有保护层，信息读出为无接触式的，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。根据这些特点，目前使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善，但随着技术的发展，相信在不久的将来，有关光盘的标准会陆续出台。所以在当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。在条件允许时，及时将软磁盘更换为光盘载体长期保存。 纸质档案与电子档案长期并存在保持一致的问题。两种不同载体档案的特点，可概括为两句话：纸质档案便于长期永久保存，而利用较不方便；电子档案便于利用，但难于永久保存。鉴于这种局面，两种载体档案会在一定时期内长期并存。普遍做法是“双套制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。两种载体档案并存特别要注意两种档案的一致性，在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时更应注意保证电子档案与纸质档案对应相符。 电子文件的安全问题。一是电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件的格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。特殊格式电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。二是使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件，确认其内容信息的原始性。归档前电子文件内容的原始性由归档人负责，归档后的原始性由档案室负责，为了分清责任，最理想的办法是双方在不可更改的载体上签字，而这种光盘的同一处刻录轨迹只能写入一次，这就是“只写一次式光盘加背书”。也可以只读光盘、电子签名、数字水印、隐形条码、数字时间印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。三是在网络环境中，可采用一种既能确认发件人身份，又能保密保安全的“公用密钥数字签名技术”。还可采用防火墙技术、网络安全检测、大众身份认证系统、数据加密技术等措施来保证网络安全。当然这都很难达到彻底的安全。四是利用中的安全措施：设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改，属于保密范围的信息内容的复制拷贝更要严格控制。系统对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的记录，作为利用工作查证的依据。而且利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。 电子文件的鉴定问题。一是入口关，即在档案部门接受电子文件是要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行；有无感染计算机病毒；内容是否完整，是否与归档移交清单或文件机读目录相一致等。二是定期检查关，即对归档后的电子文件建立定期检查的制度，数据类电子文件检验能否被正常读出，程序类电子文件检验能否被正常运行。对于磁性载体一般应每两年、光盘每四年进行一次抽样机读检验，抽样率不少于10％；对于磁性载体每四年拷贝一次，并建立对电子文件的检查、维护、拷贝等操作过程进行登记制度，避免发生人为的误操作或重复劳动。转储后的载体与原载体同样编号保存。三是利用关，即在平时提供利用时，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，立即要对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。还要注意更新杀病毒软件。 同时，还要把电子文件归档与电子档案管理所需要的计算机系统软件的开发和硬件的配合纳入到下一阶段档案室档案管理系统的建设规划中去，为接受电子文件做好物质和精神准备。
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